一天上午,阿素的上司要去机场赶12点的飞机,9点钟一上班,他就让阿素汇报一下准备接待上海来的一个大客户的情况。见上司这么着急,阿素想让上司把情况了解得更清楚些,于是她就滔滔不绝地介绍起事情的背景来:

“客户是上海的,但其实他们人现在南京。他们先到江苏有点事⋯⋯”

“你说的是什么?!有没有重点,乱七八糟,挑关键的说!”

上司这么一批评,阿素慌了神,她结结巴巴不知说什么好了。

当然,上司的态度也不完全正确,可在那种紧急的情况下,上司的心情可以理解,可阿素汇报情况的方式就有点欠思考了。一般来说,上司在听汇报时只注重结果,不太关心过程,所以,现在你一上来,就这样云里来雾里去毫无重点地把前三百年后五百年的背景遂一介绍,谁能受得了啊,更别说是惜时如金的上司了,因此只有当上司向你问起事情的来龙去脉时,你才可以介绍事情的背景。

作为职场女性,当你向上司汇报工作时,有以下几点务须记住:首先,要清楚自己该向上司汇报什么,做到心中有数,向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍,按结论、经过和理由这样的顺序汇报(也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报);向上司报告工作,时间的选择也很重要,最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报。如果情况不是很紧急,不要打断上司的工作进行专门汇报。如果确实有特殊情况,需要尽快汇报,那么即使上司不催促,你也应尽快把工作汇报完,因为上司肯定希望尽早了解工作情况。在汇报时不要事无巨细,并且担心上司听不明白,其实只要汇报按上司的指示把工作完成即可,例如上司让你发邮件,你办完之后,只需简单地告知上司一下就可以了。

在汇报比较重要的工作时,最后把重点内容归纳总结,言简意赅地写出重点上交即可。比如可以这样写:

关于在浙江分公司召开营销工作会议的事,我在给您的报告里已简单写明了。重点主要有以下两点:一是我公司的新产品展示会,将在温岭和杭州举行;再一点就是商品的电视广告制作,我公司决定由乙方广告公司负责,经费问题由他们先提出预算,对方已同意。关于在温岭和杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等问题,我已在报告中作了说明,请您指示。职场中人不仅要经常向上司汇报工作,而且还要经常向上司请示,所以,请示的方法也很重要。

请示时要作好记录的准备,按5W1H原则作好记录。5W 1H即:W hen、W here、W ho、W hat、W hy 和How 。如果对上司指示有不清楚的地方,不要急于发问,可以先记下来,等上司基本说完之后再详细咨询。对于上司指示的要点,特别是一些数字,一定要重复一遍,请上司确认。对于上司的指示,如果你了解一些相关的信息,或自己有什么建议和设想,应说出来给上司参考;如果你在接受上司给你的工作指示时,发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突,应马上说出来,请上司给予适当调整。

作为职场新人,可能其他部门的上司也会让你临时帮他办些事情,如果事情简单,就另当别论,如果处理起来要花费一定的时间和精力,你就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报,上司又从其他的人那里听到了这件事的话,他可能会不高兴,那时候,岂不是亡羊补牢吗?因此最好还是先请示一下为好。